◎第一步:任务分析

对任务本身进行分析,主要看权限范围,如果属于自己的职责,就不能授权。可以授权的任务是对于你来说紧急但不重要的事情。

 

◎第二步:确定授权对象

这个任务属于哪个岗位的职责,就分配给哪个人去干,这是最常见的做法。但这只是理想化的工作状态,主要因为: 一方面,很多企业的岗位职责并不是非常明确,有些任务无法划分职责;另一方面, 即使企业有规范的岗位职责,但是在执行过程中也不一定是严格遵循的,因为有些工作并不容易判断岗位性质,比如临时性、突发性的工作。

还有很重要的一点是, 了解下属的工作特点,把工作交给合适的下属去做,这其实是人力资源管理中非常重要的一一环,  也就是“用人所长”。

 

下面,让我们来看DISC各种个性特质适合的工作类型,

D型人格,工作特点:目标明确、结果导向,重视效率、强调速度,大局观强,忽略过程、淡化细节,喜欢挑战性的工作,反感太过程序化;适合工作:需要立即出结果的、多细节要求不高的工作。

I型人格,工作特点:思维灵活、好奇心强、主义和想法很多,注重有意、善于与人打交道,工作不墨守成规、敢于创新,善于沟通,亲和力强;适合工作:临时的,富有变化的,不会持续很久的,可以不断创新的工作。

S型人格,工作特点:做事稳重 ,持续力强,心地善良、宽容,善于倾听,坚持不懈;适合工作:程序化的、不会有太多变化的、紧迫性和压力都不会太大的工作。

C型人格,工作特点:做事谨慎、在乎细节、善于规划、执行力强、以身作则;适合工作:需要详细规划、有详细数据和流程、需要非常重视细节的工作。

◎第三步:明确任务要求

把工作分配给下属时,要明确工作标准,提出任务要求,这样才能确保工作顺利完成。

明确任务要求,还有另外一个含义——明确权限范围, 防止下属越权。

为了让下属能顺利完成某项工作,管理者有时需要给下属配备“尚方玉剑”——授予特殊的权力,但是要确定其使用期限,任务一旦完成,管理者就要马上收回特殊权力。

 

用人所长的同时,还要避其所短。各种性格特质在工作中容易出现的问题如下:

D型特质下属: 缺乏规划,不重细节,忽略过程,勇猛有余而耐心不足。

I 型特质下属:变化太多,不重流程,注重感觉而忽视实效,遇到挫折容易放弃。

S型特质下属:启动大慢,效率较低,规范有余而创新不足,缺乏坚持到底的毅力。

C型特质下属:太重规划,行动不足,注重过程而忽视结果,面对突发问题应变不足。

所以,在交办任务时,管理者还要针对具有各种性格特质的下属做好”嘱咐”,主要是避免以上他们容易出错的问题。

◎第四步:过程监控

过程监控是必须的,但是方式是有所不同的。

第一,工作属性不一样,监控方式就不一一样。任务越重要,管理者对其进行的监控就应该越重视。常规性、可控制的任务,监控可以宽松些,非常规、变化大的任务,监控就要严格些。

第二,下属表现出的性格特质不一一样,监控方式就不一样。

 

D型特质下属:主要防止“过分完成”。过分完成即超过了任务的范围,把这个任务完成好了,却带来了另外的问题。同时,还要防止其在任务完成中造成人际关系的紧张。对于这种性格特质下属的监控要注意方式,因为他们最反感被监控,,这样会让他们有一种不被信任的感觉。

因此对于D型特质下属,可以采用“阶段性工作进展汇报”的方式上司对其平时的工作不用管大多,只要在规定的时间内汇报工作就行。通过这样的方式,上司既能了解工作的进展情况。又让下风感优得到信任。

 

I型特质下属:主要防止两点。一是大过创新,工作走样:二是中途放弃。对于上司的监控,I型特质下属是既反感又喜欢——反感是因为他们被监视和控制,喜欢是因为他们受到了上司的重视。

因此对于I型特质下属,上司可以采用的监控方式是  “随时汇报和关注”。随时汇报,是给他展示自己、邀功的机会,因为I型特质下属喜欢将自己所做的工作随时汇报给上司,以获得上司的奖励和认可。上司一旦发现很长时间没有得到下属的汇报,很可能是工作出现状况了。因此要随时关注他的工作进展,让他感觉一直在被关注。

 

S型特质下属:主要防止两点,一是启动太慢,他们就算接受了任务,也会迟迟不启动,因此上司需要督促其抓紧行动;二是进展缓慢,他们就是开始着手工作了,也是不慌不忙,不太注重效率,结果意识不强,因此上司需要督促其提升效率。

S型特质下属也不太喜欢被监控,主要是害怕上级给他们施加太大压力。不要期望他们会主动汇报工作,更不要期望他们像I型特质下属一样“告诉你一个好消息”。因此,上司要实时保持对下属的主动关注,主动去询问他们的工作进展情况,同时间问他们需要什么支持。这样既督促了他们尽快完成工作,又给了他们力量。

C型特质下属:主要是防止三点,第一,C型特质下属太过于重视计划,行动迟缓,所以上司要尽伏批准他的计划并督促其实施:第二,C型特质下属大重细节而纠缠其中,容易把问题扩大化,而忘记了自己的最终目标,这就要帮助他树立大局意识:第三,C型特质下属在工作中可能会受情绪的影响,因此上司要帮助他保持积极的状态。

因此,对于C型特质下属的监控方式可以是“严格按照计划推进工作”,上同可以帮助他计划好工作的节点,并据此实施监控,既督促他提高效率,又可以及时发现并解决问题。

 

◎第五步:任务评估

任务评估包括过程的评估和最后结果的评估。过程的评估在监控的过程中就可以完成,但是这里所说的评估主要是指最后结果的评估,评估后要根据结果实施奖惩。

以上是授权管理完整的流程。“从你真正掌握授权的那一天开始,你才算一个合格的管理者。”请牢记著名管理学家、资深管理咨询师拉姆.查兰的这句话。