做好计划分为两种情境:一是在上司的要求下制订计划;二是把任务分配给下属后,要求下属制订完成任务的计划。在这个场景中,主要讲述在上司的要求下制订计划。

情境:上司要求你提供实施计划

对于你所负责的工作,上司需要你提供一个实施的计划,你该如何做呢?

  • 甲:和上司一起制订比较详细的计划和流程。
  • 乙:制订详细的计划和流程,请上司批准。
  • 丙:先询问上司的意见,再根据意见制订。
  • 丁:提供不少于两个方案的计划给.上司,供上司决策。

有意思的是,在培训中,很多学员的第一选择是丁, 提供不少于两个方案给上司。为什么这么做呢?因为大家都参加过培训,明白“上司只做选择题,不做问答题”  。但是被问到谁是这样做的时候,则很少有人承认。同时,有学员会提到,上司不一定每次都做选择题,要看具体的情境。情境不一样,采取的方式也不一样。

因此,我们首先要分析情境,根据具体的情境采取不同的措施。

第一,任务的类型。任务通常分为两类:一是常规性任务和临时性任务,二是重要任务和非重要任务。任务的类型不同,所要采取的措施也不同。

第二,组织文化背景。也就是整个组织的管理制度和文化。如果你所在的组织管理比较成熟规范,整个组织已经形成了某些规范的流程,比如计划这个环节,企业已经形成了凡事按照计划执行的工作习惯,那么相对就比较简单,容易操作。

但是大多数企业和组织并没有形成这样的文化,绝大多数管理者也并没有形成凡事做计划的习惯。在管理不大规范时,管理者的个人风格会相对更加自由,正是这样的不规范形成了内耗,降低了工作效率,会给大家的合作带来很多麻烦。此时,下属需要和上司有良好的合作,在计划中减少时间和精力的浪费,把更多的精力放在计划的实施上。

1.不同性格做计划的不同特点

那么不同的性格在做计划上有什么特点呢?

D型特质的人:轻视计划,未必执行。D型特质的人是有目标导向的,重强调最终的结果而忽视过程。他们还注重行动,尤其注重执行,因此相对来说,他们是不重视计划的。

如果任务较重,又比较复杂。D型特质的人也会做计划,但其计划比较粗放,更多是方向性的指引,缺乏详细的步骤和流程,对于细节把控不够。

就算D型特质的人某一天突破自己制订了详细的计划,在具体的实施过程中也会违反,因为他们天生反对按部就班,D型特质的人对自己是这样,对下属也是这样。

I型特质的人:既不愿意,也不擅长。I型特质的人天生不会做计划,也不愿意做计划,因为计划需要逻辑思维,需要规范、细节,而这恰恰是他们不擅长的。

同时,I型特质的人不太喜欢自我挑战,也许他们认为不会做计划是一个缺点,但是他们宁愿用一个优点来补足,也不愿彻底消除缺点。I型特质的人思维是跳跃的,思路是不连贯的,要让I型特质的人对计划重视起来,或者让他们作好计划,还真是有些难度。

因此,I型特质的人对于做计划不够重视,即使做了计划也会存在很多漏洞,他们自己不喜欢做计划,对下属要求也不太高。

S型特质的人:一旦计划, 严格执行。S型特质的人也不愿意做计划,因为他们遵循“车到山前必有路”的原则。同时,他们比较“懒惰”,认为“多一事不如少 事”,既然都是为了结果,只要做了就可以,不用太复杂。

当然,一旦意识到计划对任务的重要意义,他们也会做计划,而且做得很漂亮。一旦做好了计划,他们便会严格按照计切实施,过程中基本上不会发生大的改变。

C型特质的人:太重计划,忽规实施。注重细节,善于规划,逻辑严密,正是C型特质主导的人的优点。他们追求完美,注重过程,因此尤其重视计划的制订,但往往花在做计划上的时间和精力太多,  而忽视了计划的真正实施。

C型特质的人对计划要求很高,不仅对自己要求很高,对于下属要求也很高。

2.不同上司,不同选择

回到前面提到的情境,上司的性格不同, 下属的选择也不同。

面对D型特质上司:最好采取丙方式询问上司的意见,根据上司的意见制订计划。如果上司要求详细就做得详细些,如果要求简单就做得简单一点。总之,听从D型特质上司的意见并且严格执行就没有问题。

面对I型特质上司:选择乙方式,制订详细的计划给上司批准。通常这样的方案很容易被I型特质上司批准,他们也提不出什么更好的建议,往往会在原来的基础。上进行批示,避免因计划本身的不完善对任务造成影响。

面对S型特质上司:下属提供几个备选方案是S型特质上司最希望的,他们只需要选择其一就可以了。 因此,可以用丁方式,提供不少于两个方案的计划给.上司,供其选择。

面对C型特质上司:任务无论大小,C型特质上司都要求下属做详细的计划,而且很少出现做一个计划就会顺利通过的情况,为了提高效率,下属不如直接找上司,一起制订详细的计划。因此,选择甲方式是最佳的。但是在培训中我们发现,很少有人选择甲方式,大家都觉得这样做太复杂。

当你提供计划时,上司(尤其C型特质主导的上司)对你的方案不满意或者不同意。此时该怎么办?

情境:上司对你提交的方案 不满意

你将制订的详细实施方案交给上司,上司看了不满意,你怎么做?

  • 甲:询问上司的意见,请上司给出明确具体的指导。
  • 乙:向上司道歉,承认自己的工作失误,承诺重新制订计划。
  • 丙:提供上司一个备用的方案。
  • 丁:请上司拿出计划方案,你遵照执行。

这个时候,大家更多选择的是甲方式,但这样是否就会让C型特质上司满意呢?未必。

情境:上司对你 重新制订的方案仍不满意

你重新制订了方案,上司还是不满意, 你该如何处理?

  • 甲:告诉上司,以你的能力无法完成此项工作,请他另请高明。
  • 乙:再次致歉,重新制订。
  • 丙:邀请上司一起制订方案。
  • 丁:请上司给出具体意见,再据此制订方案。

这个时候,最好的方式就是丙,直接跟上司合作,制订详细的计划。这样C型特质上司不仅不会不开心,反倒会更加重视这样注重计划的下属。这样跟C型特质上司共同工作,对于下属来说,也是一个非常好的成长方式。合作久了,下属做计划的能力提高了,以后就不一定需要和上司一起制订计划了。