新任管理者是这样一个群体:上任之初,他们充满激情,富有责任感,有想法、有冲劲,但又普遍缺乏管理与带团队的经验,甚至缺乏对团队业务的全面了解。于是,越来越多的企业希望通过系统化的培训能把新任经理“扶上马”再“送一程”。

某大型汽车制造企业在跟踪新任管理者绩效的过程中,发现70%以上的新任管理者都认为“沟通”很重要但却很容易被忽视。要想提升沟通技能,单纯的课堂式培训还远远不够。

因此,该企业设计出“OJT-MAP”来培养新任管理者的沟通技能。OJT即在职训练辅导,旨在让新任管理者在工作中实践、反馈、辅导、总结、验证,也可将之理解为沟通能力提升的PDCA循环;MAP是指新任管理者达成沟通目标必经的三大阶段,即韬光养晦、上传下达、双赢互动,每一阶段都会匹配相应的沟通工具来帮助他们不断提升沟通与管理信心。


 

韬光养晦 少说多听

在被提升之前,新任管理者的沟通大多发生在与直接上级以及平级同事之间,被提升后他们需快速熟悉团队的整体业务,同时面临跨部门沟通及与下属沟通的挑战。新任管理者进入沟通的第一阶段时,管 理者沟通笔记能有效帮助他们开展最初的沟通工作。

在跟踪新任管理者绩效的过程中他们发现,在早期应对下属及跨部门沟通时,他们通常会以表达为主,倾听为辅。在整个谈话过程中,表达会占到70%,甚至更高的比例。

然而,新任管理者在初期想要对企业的全局业务有更整体的把握并对团队人员做全面的了解,就必须多听、多记、多了解,而不是单向的表达。但在实际沟通过程中,新任管理者自身很难意识到这一点,所以外在工具的约束就非常必要,管理者沟通笔记就是一个方便随身携带的监督工具。

在MAP第一阶段,新任管理者需每天完成沟通笔记,简单整理沟通心得。填写内容必须以对团队业务和人员的了解为基础,做针对性的总结。同时,新任管理者的直接上司会根据其提交的沟通笔记对其进行跟踪辅导。

对上要有胆 对下要有心

熟悉业务之后,新任管理者自身会产生很多改善及创新的想法。此时,新任管理者进入上传下达的重要阶段即MAP第二阶段,需要不断对上沟通以保持与公司的想法一致,获取领导的信任,同时还需加强对下沟通,达成团队共同愿景,取得下属的支持。

在这一阶段,该企业重点让新任管理者掌握2WAY沟通工具。新任管理者一定要做到双向沟通,一方面既要对上沟通也要对下沟通;另一方面在沟通中要进行充分的互动和交流,对上不是单向的听命或汇报,对下也不是简单的命令下达或工作布置,而是信息交流和共享的过程。因此,与其将2WAY沟通法视为一种技巧,更不如说它是一种沟通态度。

对下沟通要有心,即新任管理者要有体恤和责任之心,有倾听意识,要能清楚的传达团队对个人的职责要求及期待目标,同时掌握下属反映的意见及在职场中的困境。因此,在2WAY沟通中要求新任管理者做到;对上多沟通战略方针,对下多沟通工作思路。

用沟通达成双赢互助

领导者的影响力可通过不断地沟通来加强,同时团队愿景的打造也是一个多次沟通、反馈及确认的过程。DST是新任管理者熟悉公司的整体业务后,推行自身改善和创新想法的一种高效的沟通工具。

新任管理者通常会有很大的干劲和冲劲,想法多且急于将之实现。但这些想法能顺利实施的基础是团队对目标有高度一致的理解和认同。如何把自己的想法和目标变成团队的想法和目标,这是新任管理者必须解决的问题。因此,进入沟通的最高阶段即MAP第三阶段后,新任经理就必须学会应用好DST工具。

D是指描绘团队的远景和目标。该过程最好由整个团队共同完成;S指摸清现状,达成目标的最好途径就是了解每个阶段的自己,因为只有看清自己才知道距离目标还有多远,还需付出哪些努力;T是指思考达成目标的举措,在此阶段,新任管理者可采用头脑风暴的方法,在发挥团队成员积极性的同时,也给自己争取更多的成长空间。

DST结束后,新任管理者就可以进入PDCA循环。PDCA是所有团队成员执行和实现目标的过程。因为经过DST的充分沟通,团队已经形成共同的语言与沟通平台,这对于目标的达成至关重要。所以,新任管理者要学会用DST工具最终实现个人与组织的共同成长。