圣诞节随着圣诞老人的离去也慢慢消逝,可爱的元旦跟着圣诞的尾巴,慢慢溜到我们的身边。在愉快的节日里,大家在放松的同时,也不要停下学习的脚步。做好功课,在上司要你制订计划时,才不会手忙脚乱。

那么,当你的上司要你做一个计划出来时,该怎么办呢?

做好计划分为两种情境:

一是在上司的要求下制订计划;

二是把任务分配给下属,要求下属制订完成任务的计划。

这次,我们主要讲述在上司的要求下制订计划。

情境:上司要求你提供实施计划

对于你所负责的工作,上司需要你提供一个实施的计划,你该如何做呢?

甲:和上司一起制订比较详细的计划和流程。

乙:制订详细的计划和流程,请上司批准。

丙:先询问上司的意见,再根据意见制订。

丁:提供不少于两个方案的计划给上司,供上司决策。

有意思的是,在培训中,很多学员的第一选择是丁,提供不少于两个方案给上司。为什么这么做呢?因为大家都参加过培训,明白“上司只做选择题,不做问答题”。但是被问到谁是这样做的时候,则很少有人承认。同时,有学员会提到,上司不一定每次都做选择题,要看具体的情境。情境不一样,采取的方式也不一样。

因此,我们首先要分析情境,根据具体的情境采取不同的措施。

一、任务的类型。任务通常分为两类:一是常规性任务和零时任务,二是重要任务和非重要任务。任务的类型不同,所要采取的措施也不同。

二、组织文化背景。也就是整个组织的管理制度和文化。如果你所在的组织管理比较成熟规范,整个组织已经形成了某种规范的流程,比如计划这个环节,企业已经形成了凡是按照计划执行的工作习惯,那么相对就比较简单,容易操作。

但是大多数企业和组织并没有形成这样的文化,绝大多数管理者也并没有形成凡是做计划的习惯。在管理不太规范时,管理者的个人风格会相对更加自由,正是这样的不规范形成了内耗,降低了工作效率,会给大家的合作带来很多麻烦。回到前面提到的情境,上司的性格不同,下属的选择也不同。

面对D型特质上司

最好采取丙方式询问上司意见,根据上司的意见制订计划。如果上司要求详细就做得详细些,如果要求简单就做得简单一些。总之,听从D型上司的意见并且严格执行就没有问题。

面对I型特质上司

选择乙的方式,制订详细计划给上司批准。通常这样的方案很容易被I型特质上司批准,他们也不是提不出什么更好的建议,往往会在原来的基础上进行批示,避免因计划本身的不完善对任务造成影响。

面对S型特质上司

下属提供几个备选方案是S型特质上司最希望的,他们只需要选择其一就可以了。因此,可以选择用丁方式,提供不少于两个方案的计划给上司,供其选择。

面对C型特质上司

任务无论大小,C型特质上司都要求下属做详细的计划,而且很少出现做一个计划就会顺利通过的情况,为了提高效率,下属不如直接找上司,一起制订详细的计划。因此,选择甲方式是最佳的。

但是在培训中我们发现,很少选择甲方式,大家都觉得这样做太复杂。

那当你提供计划时,上司(尤其C型主导的上司)对你的方案不满意或者不同意。此时该怎么办?

情境:上司对你提交的方案不满意

你将制订的详细实施方案交给上司,上司看了不满意,你该怎么做?

甲:询问上司意见,请上司给出明确具体的指导。

乙:向上司道歉,承认自己的工作失误,承诺重新制订计划。

丙:提供上司一个备用方案。

丁:请上司拿出计划方案,你遵照执行。

这个时候,大家更多的选择的是甲方式,但这样是否就会让C型特质的上司满意呢?未必。

情境:上司对你重新制订的方案任不满意

你重新制订了方案,上司还是不满意,你该如何处理?

甲:告诉上司,以你的能力无法完成此项工作,请他另请高明。

乙:再次致歉,重新制订。

丙:邀请上司一起制订方案。

丁:请上司给出具体意见,再据此制订方案。

这个时候,最好的方式就是丙,直接跟上司合作,制定详细的计划。这样C型特质上司不仅不会不开心,反倒会更加重视这样注重计划的下属。这样跟C型特质上司共同工作,对于下属来说,也是一个非常好的成长方式。合作久了,下属做计划的能力提高了,以后就不一定需要和上司一起制订计划了。